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公文写作

发布时间: 2013-08-14 09:18:31  

 

公文是我们工作中采用的最普遍、最简便、最有效、最规范的工具和程序。从公文中可以明显看出一个部门的工作水平,能够令一个不了解某个单位工作情况、工作能力及其他方面的外人直观的得出印象的一个窗口。公文处理无小事。我主要就公文的种类、格式、起草、修改、校核,常见的错误等几个方面和大家共同学习探讨一下。

一、公文种类和特性

公文是公务文件或公务文书的简称,人们习惯上又把它叫做“文件”。用一句规范的话说:公文是党政机关、企事业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格式的文字材料。

按照制发机关和适用范围标准来划分,公文分为:

党政机关公文(15种):

决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。

请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

批复。适用于答复下级机关请示事项。

议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

经济公文:

经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、招标通告、产品说明书、广告等;

司法公文:

立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报告,公诉书、判决书,刑事诉状,民事诉状,刑事裁定书、民事调解书、公证书、辩证词等;

外交公文:

国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备忘录等;

军事公文:

命令、通令、通告、作战方案、演习方案等;

科技公文:

科技任务书,科研报告、科技成果报告,鉴定证书,实验报告,专利说明书(请求书)等。

除上述专用文种外,还有通用文种,也就是在全国党政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种,如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等等。

我们实际工作中常用的,基本就是第一类其中的几种:如通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要等。

公文的特性。公文与一般文章相比,有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有六:⑴政治性。作为党政机关的运转工具,其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色;⑵政策性。经常体现为一定的方针政策,指导工作和日常生活;⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力;⑷实用性。行文针对性强,与实际工作和生活密切相关;⑸稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式;⑹广泛性。内容涉及面宽、使用公文的领域广,各行各业都离不开公文。

二、公文格式

公文格式提现了公文的权威性和严肃性,公文是给人看的,因此,就要设法使人愿意看,并看得懂。一件公文,不仅要观点正确,内容真实,条理清楚,文字精练,而且要格式规范,结构合理,页面整洁,标识齐全,给人以清新悦目的感觉。格式是公文写作中非常重要的一点。

《党政机关公文处理工作条例》第三章规定了机关公文的格式:公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”从我们实际应用的角度,挑几项讲一下。

1.发文文号。

由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,缺一不可,字体用3号仿宋。机关代字要准确、规范、无歧义、易识别,并固定使用,我馆无论任何文种都统一用“安档”。发文年度要用全称,并且用六角括号“〔〕”括起来(六角括号可在“插入—特殊符号”中找到),不能用“()”、“〈〉”或“[ ]”括号。发文顺序号不加“第”字,不编虚位(1不编为01),联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。

 

安档2013〕4号

 

机关代字    发文年度   发文顺序号

 

2.标题。

是公文内容的高度概括,它一般由发文机关名称、公文主题(事由)和文种三部分组成。有时也有省略发文机关名称的情况(如标题过长时省略)。标题正在发文文号之下空两行居中排列,排成梯形或者菱形。字体用2号小标宋加粗(我馆自发文用华文中宋加粗),一般不用标点(书名号、引号除外)。公文标题一定要准确、鲜明、简炼,排列整齐、美观。

 

3.主送机关

标题下空一行,居左顶格,如果字数太多需要回行时,也要顶格,最后一个机关名称后用全角冒号。

4.正文

是公文的主体和核心所在,用来表达公文的内容,位于标题或主送机关下方。一般用3号仿宋字体,每段的首行空两个字,首页一般要有两行以上的正文。末页若无正文,不能再用标注“此页无正文”这个老办法,应重新排版,确保落款和成文时间(主要是生效标识也就是用印)与正文处于同一页面。 
5.附件

是正文的补充材料或参考材料。若带附件,应在正文之下空一行,左空两字编排“附件”二字,后接全角冒号和附件名称。如果有多个附件,用阿拉伯数字标注附件名称,附件名称不加标点符号,如果名称较长有回行,要和上一行名称首字对齐。

有的在正文中涉及附件内容处,加括号注明“见附件”或“附后”也可以。另外,印发规章、转发文件或批转有关部门的报告,其中的规章、文件和报告不属附件,而是主体的一部分,其内容应视为正文。

附件要与正文一起装订,“附件”二字和顺序要在左上角第一行顶格编排,使用3号黑体字。附件格式要求与正文相同。

注意:发文时一定要检查一下,要使正文中附件说明的标题和顺序与附件的标题和装订顺序保持一致。这两者不一致是很容易犯的错误。

6.成文日期和印发机关署名。

成文日期一般以领导签发日期或者会议通过日期为准,右空四字排在正文末页的右下方,数字采用阿拉伯数字,年份为全称,月、日不排虚位。

印发机关署名也叫落款,和“抬头”是对应的,凡有主送单位的公文必须有落款,不能以标题中的发文机关代替。应位于成文日期上方,以成文日期为准居中排写,与正文的距离保证盖章后,印章上缘与正文最后一行相距一行以内。

 

7.正文中的结构层序

正文中的结构层次序数一般分为四级,从高到底分别用“一、”“(一)”“1.”“(1)”表示,序号后面的标点应是:一后为顿号,(一)后不用符号,1后为小圆点(英文句号)。结构层序可以跨越使用,但不能逆序。从字体上来说,一般第一层用黑体、第二层用楷体、第三、四层用仿宋。

 

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步,是公文处理工作的始发站,具有很强的政治性和业务性。这方面的内容很多,我跟大家分享一下自己的几点心得。

1.明确发文目的,领会领导意图。作为领导要交待清楚,作为撰稿人要问清楚起草公文的目的,即主题。如公文的基本观点是什么?需要解决的主要问题是什么?发文的依据是什么?发文的范围有多大等等。做到任务明确、方向清晰,防止在主要观点和内容上偏离要求。领导交待任务和意图,往往是原则性的指点,只能是粗线条的轮廓,因而,起草人还要进一步开动脑筋、周密思考,深刻领会领导交待的精神实质,融会贯通,使领导交待的意图深入化、具体化和条理化,进而变成自己的思想,用自己的语言表达出来。

2.要找到语感。公文写作有一些固定使用的语言,不能说大白话。一些词语、成语要常读读、看看,找找语感,用时才会信手拈来。可以经常通过查阅积累资料、调查研究,收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料,通过有关材料表现公文的思想观点。

3.要注意“三个吻合”。一是要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规,把握基本的政策规定。二是要符合上级机关的有关指示、规定。三是要要同现行有关公文相衔接,在同一个问题上,各种文件不能相互矛盾,否则就会无所适从。

4. 要条理清晰,结构严谨。公文中涉及事项多、内容较复杂时,要按照逻辑关系分成若干部分,依次进行表述。不要搞成一团乱麻。这里说的结构,指的不仅是公文外在形式方面的结构,更重要的是内容上各个部分的安排问题。公文的结构,包括如何开头和结尾,怎样安排层次和段落,以及如何进行过渡和照应等。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色,结尾以自然果决为特色。公文由一层意思转到另一层意思,由总述到分述或由分述到总述,由叙述到议论或由议论到叙述,都需要采用适当的过渡形式。根据情况,可以用过渡词过渡,如:“综上所述”、“由此可见”等;可以用过渡句子过渡,如“现将有关情况报告如下”等;有时也可以用过渡段落过渡。公文的照应,指的主要是公文内部相互衬托、呼应,如开头与结尾相照应,题目与正文相照应等,以此加强公文各部分的联系性,增强表达效果。

要注意结构的联系性和层次性。即一篇公文的各个部分或段落之间,应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排,不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还不清、层次混乱。比如,如2012年的总体工作情况和2012年的不足和问题就不能并列论述。

要注意专一性和完整性。即公文的每个部分或段落内部,应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来,也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的公文,前边部分已讲了成绩,后边讲经验时又讲成绩,不必要的重复,造成结构的不严谨。

5.表述要准确、简洁。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达意图,观点、论述都要客观准确。公文的语言有自身的特殊要求,而且其自身的语体要求比较明显,比如同样是表现不允许的意思,“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别,语气的轻重也不相同,必须将它们细加区分。同时,公文的语言要考虑到文体、对象、含义等的多重影响,要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。防止疏忽漏误,避免发生歧义,防止读者误解。在表达手段上,主要用叙述、说明、议论,不能使用含糊不清的概念,不得使用模棱两可的双关语,也不能使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。

要尽量写短文,能用一句话说清的不用两句话,可要可不要的话不说,避免语义重复的词语,最好让别人一句也删不掉。

 

6.要合理使用文种。行文关系有3种:一是上行文,即给上级领导单位或业务指导单位的公文,如我馆对总局;二是平行文,即给平行机关或不相隶属机关的公文,如我馆对通信信息中心;三是下行文,即对具有领导或业务指导责任的下级单位,如我馆对省局档案部门。

日常工作中,我们有时遇到一些公文文种格式和规范错误,大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清,概念混淆,选用原则掌握不好所致。

一是“报告”与“请示”两者混淆。在运用“报告”与“请示”两种规范性公文文种时,应注意两者的区别。一般来讲,“报告”与“请示”有2个共同点、4个不同点。共同点是:

(1)两者都是上行公文,即由下级向上级行文。

(2)两者都是用于反映情况。

其不同点是:

(1)“报告”送达上级后,上级可给予批复,也可以不批复。但“请示”必须给予批复或答复。

(2)“报告”的发送时间可以在事情办理或发生之前,也可以在办理之后。但“请示”必须在事情办理之前。

(3)“报告”可以同时报告若干情况或事。但“请示”必须一事一文,多事一文无法办理或答复

(4)“报告”可以向上级主管部门行文,也可向上级领导人或非主管部门报告,但“请示”必须向上级直接主管部门行文。  总之,报告和请示是明显不同的。

 

二是标题错误。公文标题由三部分组成,即由“机关规范简称、事由(主要内容)和文种”三要素组成。常见错误有:(1)不分条件省略机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种,不可省略机关名称。(2)事由概括不清,题意不鲜明,有的省略不当,产生歧义。(3)自造文种,用“安排”、“规划”、“情况”、“汇报”等非规范文件名称直接当作法定规范性文件的文种。

三是不注意报送人和报送对象的对应。单位对单位,个人对个人。不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,也不得以本机关负责人名义向上级单位报送公文。

四是语言不庄重。公文是机关行使权力的工具,具有法定效力。特别那些指示性、法规性公文,更具有强制执行的约束力,它所表达的意图,是要有关组织、个人去遵循、执行、办理的,可以说没有商量的余地。所以,公文的语言要郑重、严肃,有气派,不轻浮,说一不二。一般来讲,指示性公文语言要严肃;法规性公文语言要严谨;计划性公文语言要严密;表彰性公文语言应热情稳慎;惩戒性公文语言应义下辞严。对上行文语言应尊重但不讨好;对下行文语言应谦和但不失度;对平行机关行文语言应诚恳不命令。对上汇报情况不要讲大道理;对下布置工作不可过于原则。对外行文注意语言委婉。

五是不规范。规范能保证公文的庄重性,促进公文的准确性。要遵守语法规则,使用规范化语言。要使用书面语言,不用口语、方言,不能使用半文半白的句子,不能生造词语和滥用简称(如安监局、煤监局等都是不规范简称)。不要随意使用新词语和网络语言,要使用一些公文专用或惯用语。如公文开头用语的根据、遵照、现将等,询问用语的当否、妥否、如无不妥等,表态用语的同意、批准、原则批准、基本同意等,结尾用语的此复、特此报告、请指示等,这些词语既能体现公文特点,又很方便适用。起草公文时要根据情况适当使用,如请示中一般不用“速”,函的语言要委婉、谦和,求人办事自己不能“决定”等等。

四、公文修改

公文草拟之后,须一丝不苟、字斟句酌地修改。因为一遍写出的稿子往往来不及仔细推敲,难免有这样那样的毛病。不少问题是在修改中发现和订正的,不少内容是在修改中充实和完善的。有一种说法,“好文章是改出来的”,可见修改在写作中的重要作用。

我的经验,修改文章有几种方法:

一是审阅修改。初稿完成后,起草者本人应从头至尾进行审阅,从字到词,从词到句,从句到段,到全篇的结构布局,发现问题,留下标记,全部阅完,再回过头来认真细致地修改。

二是朗读修改。自己念一遍朗读,发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。很多默读的时候会滑过去的错误,朗读的时候都能发现。

三是冷藏修改。就是稿子写出后,先放一放,等头脑冷静、思维清晰之后,第二天再拿出来复看。这时,有些毛病不需别人指点,自己能很快发现。这个方法实践中我觉得很好用,但是对于急稿子来说就比较奢侈。

四是讨论修改。也就采纳集体的意见,让同处室或了解相关情况的人看一下,提出意见,然后由起草人汇集大家的意见,进行必要的修改。

五、公文校核

公文校核是在公文审批和发印前由办公室所进行的校正、修改、加工和核对工作。是公文发出前的最后一道工序,是办公室的一项重要任务。它的作用是:对领导决策起着参谋助手作用,对行文要求起着保证作用,对公文内容起着把关作用,对公文涉及事项起着协调作用。不少问题是在校核中发现和订正的,不少内容是在校核中充实和完善的。在馆内,这一部分主要是我的工作,希望大家监督并帮助我做好。

最后,公文经领导签发后,主办人员还要进行再次校核。最后检查一下有没有丢字、错行等低级错误,版头、标题、主送机关、发方机关署名、成文日期有无问题,尽量做到万无一失。

 

最后,再跟大家讨论两个通用语言规范的问题。

一是行文中的数字。现行的总的原则,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方,特别是当所表示的数目比较精确时,均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形,可以灵活变通,但应力求保持统一。

公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数,不能简化、省略。例如:公元前18世纪;20世纪80年代;2013年12月31日13时40分50秒;

计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、分数、小数、百分比、比例等必须使用阿拉伯数字。例如:20;-25;1/15;1.26;12%;2:4。

代号、代码和序号。部队番号、文件编号、证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字。例如:安档〔2013〕19号文件;37/38次特别快车;HP-5100型打印机。

引文标注中版次、卷次、页码,除古籍外,一般均应使用阿拉伯数字。例如:《江泽民文选》第3卷,人民出版社2006年8月第1版,第101页。

定型的词、词组、惯例语、缩略语须使用汉字。例如:一律;一方面;十滴水;四氧化三铁;第四季度

概数和约数。邻近的两个数字,并列连用表示慨数时,应使用汉字,并且两个数字之间不能用顿号隔开。例如:三四天,五六米,七八十岁,不能写成“三、四天”。用多、余、左右、上下、约等字表示的约数一般使用汉字。但如果公文中出现一组具有统计和比较意义的数字,其中既有精确数字,也有约数时,为保持公文局部体例上的统一,其约数也可以使用阿拉伯数字。

整数一至十,如果不是出现在具有统计意义的一组数字中,也可以用汉字,但要注意照顾到上下文的统一。例如:一个人;四本书;六辆车;读了十遍;

表示事件、节日和其他意义的词组须使用汉字。例如:七七事变;五一国际劳动节;十六大。星期几一律用汉字。

尾数有多个零的数值,可改写为以万、亿作单位。例如:345000000可写成34500万或3.45亿,但不能写成3亿4千5百万。

二是标点符号。

“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范,应该用逗号,即“第一,”、“第二,”、“首先,”、“其次,”等。

在文章结构层序中,一级标题一般不加句号。

二级标题可以加句号。也可以不加(例子没找着),但上下文要统一。

三、四级标题一般都要加句号。

无论是第几级标题,在不单独成段的时候都要加句号。

 

公文处理工作的内容很多,因时间关系,不能一一细讲。由于自己的水平有限,对《条例》理解不够透彻,不当之处,还请大家批评指教。

 

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