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关于各单位档案安全自查情况的函

发布时间: 2019-01-17 08:28:29  

  

应急档函〔20191

 

关于各单位档案安全自查情况的函

 

各省级应急管理厅(局),各省级煤矿安监局,中国地震局、国家煤矿安监局办公室,消防救援局、森林消防局,国家安全生产应急救援中心,部所属事业单位:

根据应急管理部办公厅《关于转发<国家档案局关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知>的通知》(应急厅函2018528)(以下简称《通知》)要求,各单位组织开展了档案安全自查。现将有关情况通报如下:

一、自查工作情况

(一)档案安全意识不断增强。各单位认真贯彻落实《通知》要求,成立领导小组,细化安全责任,制定检查方案,查找问题隐患,提出整改措施。山东煤矿安监局分管负责人带队,由专业人员组成检查组,按照档案保护和档案安全标准设立了检查项目及评定表,对档案工作区域进行风险安全排查。黑龙江、江苏、新疆等省(自治区)应急管理厅和山东煤矿安监局以及国家安全生产应急救援中心均在第一时间委托专业机构对本单位档案室及周边消防安全状况开展了检查评估。

(二)档案安全管理制度逐步落实。各单位普遍建立了档案安全相关制度及档案安全应急管理预案。湖北省应急管理厅、湖北煤矿安监局开展数字化外包,严格按制度要求加强对数字化服务机构、场所和加工设备的安全管理,签订保密协议。辽宁煤矿安监局坚持对档案库房进行定期检查、记录完善。陕西省、青海省应急管理厅和山西煤矿安监局按照《档案安全应急管理预案》开展了实战演练。

(三)档案安全环境持续改善。各单位档案库房管理基本达到了防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求。吉林省应急管理厅商请消防专业人员对档案室进行评估,根据评估结果投入7万余元进行了隐患治理和扩建改造。四川省应急管理厅(四川煤矿安监局)近期先后投资12万元用于档案基础设施设备建设,为档案安全管理创造了良好的硬件环境。安徽、湖北煤矿安监局档案库房配备了惰性气体灭火、高压细水雾灭火系统。部通信信息中心坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测,及时检查信息保存情况,做到防磁化、防辐射、防碰撞。

(四)档案信息安全工作得到加强。各单位加强档案信息系统管理,对保存档案数据资源的信息系统与互联网等其它系统按照规定做到了物理隔离。中国地震局全部档案数据实现了在线双机备份和离线备份多套备份策略。福建、四川省应急管理厅,山西、黑龙江、广西、重庆煤矿安监局,                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               部         机关服务中心、信息研究院、应急总医院(煤炭总医院)等对档案目录数据和电子数据进行了及时备份,保障档案数据安全。

二、存在问题和不足

(一)对档案安全认识不到位、落实不得力。有的单位没有及时制修订档案安全应急管理预案,未建立应急演练机制;有的单位没有聘请专业机构对档案库房及周边环境消防安全进行检测;有的单位库房安全检查流于形式;有少数单位仍未设置档案专用库房,档案室与办公室合一,不符合档案安全保管的基本要求。截至目前,仍有部分单位未报送自查报告。

(二)自查工作针对性不强、问题查找不精准。有的查找问题泛泛而谈,没有聚焦《通知》要求,逐项对标;有的避重就轻,谈问题含糊笼统,缺少具体表现;有的针对问题缺少有力的整改措施,没有时间表和路线图。

(三)档案信息和数据管理薄弱、安全隐患多。大多数单位未制定档案数据备份策略,未按相关标准要求对信息系统中的档案数据及时进行离线备份;未建立电子数据定期检查和转存的工作机制;未对电子数据实行不同载体双套备份等。

请各单位主要负责人和分管负责人高度重视档案安全工作,认真组织对照自查整改问题以及抽查单位重点检查内容(详见附件),进一步加强薄弱环节安全排查治理工作,将各项安全防范措施落细落小落实;充实档案管理人员力量,加大资金投入力度,改善和提高档案库房基础设施和技术装备条件;真正筑牢安全防线,做到科学预防、有效预防。我馆将在部办公厅具体指导下,进一步加强业务指导和监督检查,于今年二季度组织专家对各单位档案安全管理情况进行抽查,确保消除档案安全隐患,提高档案安全管理水平,共同推进建立应急管理系统档案安全长效机制,更好服务于新时代应急管理事业改革发展。

 

附件:1.应急管理部档案馆对抽查单位重点检查内容

          2.应急管理部档案馆对抽查单位消防检测表

 

 

                                                                                             应急管理部档案馆

                                                                                                             2019111


 

附件1

应急管理部档案馆对抽查单位重点检查内容

序号

检查项目

检查内容

标准分

检查说明

评定分

1

安全责任

1.档案安全责任体系

6

落实档案安全主体责任。明确单位分管档案工作负责人为第一负责人,对档案安全工作负全面责任;档案业务人员为直接责任人,对档案安全工作负直接责任,共计6分。

 

2

制度建立与落实

2.档案安全相关制度

6

制定了档案利用制度计2分;档案保密制度计2分;档案库房管理制度计2分(或综合性管理制度含有以上项目)。

 

3.档案安全管理应急预案及应急演练

5

制定了应对突发事件和自然灾害的档案管理应急预案计3分;定期开展应急演练计2分。

 

4.档案安全管理记录

5分

建立了档案库房管理记录或档案安全检查记录计3分;定期开展档案安全检查且有记录计2分。

 

3

数据管理

5.数据备份

12

档案信息系统数据(包含目录数据、数字化副本、电子文件)至少在不同载体介质上备份二套,每套计6分。

 

6.数据转存

10

存储在普通光盘(不包括档案级光盘)载体上的数据应每隔4年转存一次,存储在移动硬盘载体上的数据应每隔5年转存一次。近一个周期内进行了数据转存计10分。

 

7.载体标识

5

数据载体标识清晰,能准确反映盘内档案内容计5分。

 

4

库房检查

8.配备档案专用库房

18

档案库房与办公室、阅览室分开计10分;档案库房没有设置在地下或顶层计3分,没有毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等计5分。

 

9.消防安全

25

对档案室及周边消防安全情况进行检查,具体内容见消防检测表。

 

10.防盗、防潮、防水、防日光和紫外线、防尘、防污染、防有害生物相关配备

8

配备防盗门窗(一层库房需装防盗窗)计1,配备温湿度监测、调控设备并能正常使用计2,给水排水管道未穿越库房或安装了漏水报警设备计1,安装遮光阻燃窗帘计1,配备防霉防虫灭鼠药品计1,库房清洁无尘计1,库房内过道无堆积物计1分。档案库房门口或内部安装了视频监控设施加1分,配备了空气净化设施1分。

 

5

数字化外包

档案数字化外包安全管理

 

与外包公司签订保密协议0.5,档案数字化现场安全管理到位(数字化加工设备不连接网络,不使用无线设备;配备视频监控设备;与工作无关的私人物品不带入数字化加工场所内;不在场所内从事与数字化无关的活动)2,档案出入库登记手续健全0.5

 

总分

 


 

附件2

应急管理部档案馆对抽查单位消防检测表

单项名称

评查内容

检查情况

参考标准

评定分

建筑防火

1

建筑构件耐火

等级是否符合要求

0.5

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 5.1.3,民用建筑的耐火等级应根据其建筑高度、使用功能、重要性和火灾扑救难度等确定,并应符合:单、多层(建筑高度不大于27m)重要公共建筑和二类高层建筑(建筑高度大于27 m,但不大于54 m)的耐火等级不应低于二级。

 

档案装具燃烧性能是否满足规范要求计0.5

 

依据《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)第17条,档案库内不得设置明火设施;档案装具宜采用不燃烧材料或难燃烧材料。

 

 

安全疏散

1

保障疏散通道、安全出口、消防车通道畅通

1

依据《消防法》第17条,保障疏散通道、安全出口、消防车通道畅通。

 

 

 

 

 

 

消防

设施

20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

室内

消火栓

4

是否有消火栓

1

 

 

 

 

 

依据《建筑消防设施的维护管理》GB25201-2010

 

 

 

 

 

 

消防水枪、水带、卷盘及其他配件是否完好

1

 

消火栓启动按钮、指示灯是否正常

1

 

消火栓和消防软管卷盘供水闸阀无渗水现象

1

 

自动灭火系统(系统的配置视各单位具体情况,每个系统中的小项分别各加1分)

3

管网气体灭火系统

 

1.依据《气体灭火系统设计规范》 GB50370-2005

 

2.依据《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》 DA/T45-2009

 

 

气体灭火系统的设置是否符合规范要求

 

 

储瓶间的装置间的设置是否符合要求

 

 

气体灭火系统相关组件是否符合要求

 

 

预制气体灭火系统

 

 

一个防护区设置的预制灭火系统,其装置数量不宜超过10

 

 

防护区的最低环境温度不应低于-10

 

 

启动时间差不大于2s

 

 

高压细水雾灭火系统

 

 

灭火系统的设置符合规范要求

 

 

储瓶间/泵房的装置间的设置是否符合要求

 

 

灭火系统的组件符合规范要求

 

 

 

 

 

 

 

 

火灾自动报警系统

4

 

 

 

 

 

点型感烟探测器无松动脱落现象

1

是否

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 8.4.14条,档案库(区)内应设置火灾自动报警系统。

 

手动报警按钮无松动脱落现象

1

是否

 

有无消防应急广播系统

1

是否

 

总机与各消防电话通话,音质清晰

1

是否

 

应急

照明

3

应急照明灯具外观未发生损坏、且功能完备

 

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 10.3.1,民用建筑的下列部位应设置疏散照明:

1.封闭楼梯间、防烟楼梯间及其前室、消防电梯间的前室或合用前室、避难走道、避难层(间)。

2.公共建筑内的疏散走道。

 

疏散

指示

标志

3

疏散指示灯具外观未发生损坏和缺失、且功能完备

 

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 10.3.5,公共建筑应设置灯光疏散指示标志:

1.应设置在安全出口和人员密集的场所的疏散门的正上方。

2.应设置在疏散走道及其转角处距地面高度1.0m以下的墙面或地面上。

 

灭火器

6

灭火器的规格、保护距离是否满足规范要求

1

 

依据《建筑灭火器配置设计规范》GB50140-2005 5.2.1,应选择5kg以上灭火器,灭火器最大保护距离不应大于15m

 

灭火器筒体、保险插销、把手和喷嘴是否正常

1

 

 

灭火器压力表指针是否在有效区内(绿色区域)

1

 

 

铭牌标志是否清晰,生产日期、种类、维修日期、灭火级别等标志是否清晰

1

是否

依据《建筑灭火器配置验收及检查规范》GB50444-2008 附录C:建筑灭火器检查内容、要求及记录中第13条。

 

 

 

 

 

 

灭火器出厂后5年后每2年维修1次,出厂满10年应报废处理

1

是否

依据《建筑灭火器配置验收及检查规范》GB50444-2008 5.3.2

 

灭火器是否便于取用

1

是否

依据《建筑灭火器配置设计规范》GB50140-2005 5.1.1灭火器的安装设置应便于取用,且不得影响安全疏散。

 

 

 

防火门

2

防火门的设置是否符合相关法规要求

1

是否

依据《机关档案管理规定》(国家档案局令第13号)第20条,档案库区应安装甲级防火门,并向疏散方向开启。

 

常闭防火门(窗)应处于关闭状态

0.5

是否

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 6.5.1

 

防火门是否完好无损

0.5

是否

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 6.5.1

 

电气防火

3

电源开关

1

 

 

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 10.2.5和《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2010 7.3.5,配电箱及开关应设置在档案库外,并应设有防止漏电、过载的安全保护装置。

 

开关、插座、照明灯具

1

是否

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 10.2.4,开关、插座和照明灯具靠近可燃物时,应采取隔热、散热等防火措施。

 

电线敷设

1

 

是否

依据《建筑设计防火规范》GB 50016-2014 10.2.3,配电线路不得穿越通风管道内腔或直接敷设在通风管道外壁上,穿金属导管保护的配电线路可紧贴通风管道外壁敷设。

 

总分:

 

 

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