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关于印发《安全监管监察部门文书档案数字化管理规范》的通知

发布时间: 2017-06-08 15:59:02  

 

 

 

国家安全监管总局办公厅关于印发《安全监管监察部门文书档案数字化管理规范》的通知

各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局,各省级煤矿安全监察局,各直属事业单位:
为规范文书档案数字化加工工作,现将《安全监管监察部门文书档案数字化管理规范》,印发给你们,请遵照执行。

 

国家安全监管总局办公厅
                     2017年6月2日


 
安全监管监察部门文书档案数字化管理规范


1适用范围
本规范规定了安全监管监察部门文书档案数字化的主要管理和技术要求。
本规范适用于国家安全生产监督管理总局、国家煤矿安全监察局机关,国家安全生产应急救援指挥中心,各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局,各省级煤矿安全监察局及其所属单位,国家安全生产监督管理总局各直属事业单位。
其他门类纸质档案数字化可参照本规范。
2规范性引用文件
《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)
《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)
《数字档案室建设指南》(档发〔2014〕4号)
《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)
《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)
《中央档案馆电子版档案数据接收规范(试行)》(档函〔2009〕51号)
《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
3术语和定义
3.1纸质档案数字化
    对纸质档案进行数字化加工,使其在保持纸质档案内在联系的基础上转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字副本,并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.2电子版档案数据
通过纸质档案数字化加工后形成的电子数据,分为档案目录数据和档案图像数据两种类型。
3.3档案目录数据
描述档案内容和形式特征的数据集合,每条目录数据由若干字段组成。
3.4档案图像数据
纸质档案数字化加工后形成的按照档号组成规则命名、能与档案目录数据挂接、可检索的图像文件。
3.5 JPEG
    是图像数据经压缩编码后生成的一种存储格式,每页文件形成一个图像文件,在纸质档案数字化过程中用于存储及生成PDF格式文件。
3.6双层PDF
    能够进行OCR识别的一种图像存储格式,上层是原始图像,下层是文字识别结果,用于与档案目录数据挂接和提供全文检索。
3.7档号
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码,是档案的唯一标识,每条档案目录数据对应一个档号。文书档案档号组成规则一般为:年度-机构(或类别)-保管期限-件号-件内序号。
3.8存储路径
按照档案目录数据中相关字段项建立的档案图像数据存储路径(即存储文件夹),用于档案目录数据和图像数据的挂接,通常按照年度、机构(或类别)、保管期限等字段项建立。
4工作组织
4.1机构和人员
完善档案数字化工作组织架构,配备具有相应素质和技术水平的工作人员,对档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等。
4.2加工场地
数字化加工场地一般应设置在独立、可封闭的建筑内,符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3管理制度
制定人员、场地、设备等管理制度和操作规程,加强全流程安全管理。人员管理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、监控设施、现场物品等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范,确保设备安全、科学、高效运行;操作规程主要是确定数字化对象与制定整体工作方案,保证各操作环节规范、有序,确保数字化成果质量。
4.4委托外部实施
4.4.1档案数字化工作如需委托专业数字化服务机构实施,应严格审查相关机构资质,考察其管理和技术能力,在同等条件下,优先选用具有数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
4.4.2与数字化服务机构签订保密协议,对数字化加工人员进行安全保密教育,对数字化服务机构安全保密落实措施进行监督检查。
4.4.3加强对数字化加工场所的安全管理。安装视频监控设备,确保场地内无监控死角。专设储物区域,用于数字化工作人员私人物品存放,要求数字化工作人员严禁在场地内从事与工作无关的活动,严禁将数字化加工场所的物品带离现场。
4.4.4加强对数字化设备的管理。计算机、扫描仪等设备应采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如USB接口、光驱接口等。数字化服务机构使用自带设备的,应对其进行必要的安全检查。数字化加工工作完成后,要求数字化服务机构拆除自带加工设备的硬盘等存储介质,连同加工过程中使用的移动存储介质一并移交档案部门,严禁擅自带走。
4.4.5档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
5数字化前期处理及档案整理工作
5.1确定扫描范围
属于归档范围且永久和30年(或长期)保存的非涉密档案可列入数字化范围。
5.2档案出库
    在纸质档案数字化工作过程中,应严格按照档案库房管理规定办理档案出库手续,细化出库记录单,确保出库的档案准确无误。
5.3编页
对没有编页或编页不规范的档案重新编页,不得破坏原件或对档案长期保存造成影响,应对页面破损、缺页等特殊情况进行登记,字迹模糊或易褪变的,应予复制后一并编写页码。
5.4拆除装订
档案装订物影响扫描工作时,应在确保档案不受损害的前提下,对装订物进行拆除。
5.5页面修整
破损严重、无法直接扫描的档案,应进行技术修复后再进行扫描,技术修复时不得破坏档案的原貌。
6图像的扫描和存储
6.1扫描工具准备
6.1.1根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描工具。
6.1.2纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况良好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
6.2图像的扫描
6.2.1扫描色彩模式应选择彩色模式。
6.2.2扫描分辨率不低于300dpi。
6.2.3应对在扫描过程中产生的污点、黑线、黑边等影响图像质量的杂质进行去污处理。去污过程中,不得删除档案内容信息,保持档案原貌。
6.2.4应对图像在扫描过程中形成的多余白边进行裁边处理,在距页边外延2-3毫米处剪裁数字图像,不得剪裁纸质档案原有页边,包括破损、歪斜页边。
6.2.5对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查,对方向不符合阅读方向的图像应进行旋转还原,偏斜的图像应进行纠偏处理,偏斜度不宜超过3度。由于操作不当造成扫描图像文件不完整或无法清晰识别,以及不符合图像质量要求的,应重新进行图像扫描。
6.2.6对大幅面的档案进行分幅扫描后形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并成完整图像,应确保拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
6.2.7扫描图像的排列顺序应与档案原件顺序一致。文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。
6.2.8做好档案扫描过程的登记工作,核对扫描页数和档案实际页数是否一致,页数不一致或扫描过程中遇到的其他问题注明具体原因和处理方法。
6.3图像的存储
6.3.1扫描后的图像应分别采用JPEG和双层PDF两种格式存储。
6.3.2图像文件与存储文件夹的命名根据对应档案的档号确定规则设定,所涉及的档号命名规范应与档案目录数据的著录规范保持一致。
6.3.3存储文件夹命名规则
JPEG格式文件最多建立6级存储文件夹:“存储格式\年度\机构(或类别)\保管期限\件号\件内序号\”。
PDF格式文件最多建立4级存储文件夹:“存储格式\年度\机构(或类别)\保管期限\”。
6.3.4图像文件命名规则
图像文件存储在最低一层存储文件夹内。
JPEG格式文件按文件所编页号命名,以3位阿拉伯数字表示,不足3位的在前补零,如“001.jpg”。
PDF格式文件按档号命名。
6.3.5存储文件夹和图像文件命名示例
JPEG\2012\办公室\永久\001\1\001.jpg
PDF\2012\办公室\永久\2012-办公室-永久-001-1.pdf
图像和目录数据存储示意图见附件1。
7目录建库
7.1档案著录
文书档案目录数据应参照《国家安全监管总局档案馆关于印发数据信息交互平台档案著录与数据格式规范的通知》(安档〔2014〕7号)相关要求著录,建立档案目录数据,著录项和字段属性不得随意更改。
7.2目录数据质量检查
应检查档案目录数据质量,核对著录项目是否完整,著录内容是否规范、准确,不合格的数据应进行修改。
8数据挂接
8.1数据上传
纸质档案数字化过程中形成的目录数据和图像数据,经质量检查后,及时上传到数据服务器端。图像数据应为双层PDF格式。
8.2关联检查
检查每份图像文件的文件名称、存储路径与档案目录数据库中该份文件档号的一致性,上传后的图像数据应符合与目录数据的一一对应关系。
8.3数据挂接
借助相关软件,实现目录数据对相关联的图像数据的自动搜索,实现批量、快速挂接。
9档案入库
9.1装订
    数字化工作完成后,拆除装订的档案应按归档要求重新装订,做到安全、准确、无遗漏。
9.2验收入库
    档案人员应根据出库记录单对待入库的档案进行检查验收,全部合格后按照规定办理档案入库手续。
10数据验收
10.1验收方式
10.1.1数字化工作结束后应成立验收组,采用人工抽检的方式对数字化成果进行验收,并填写数字化验收记录单。验收记录单样式及示例见附件2。
10.1.2人工抽检比率不低于20%。
10.2验收内容和指标
10.2.1目录数据著录内容是否完整、准确。
10.2.2图像文件是否清晰完整,扫描页数、存储路径、文件命名、排列顺序是否准确无误。
10.2.3目录数据与图像文件挂接是否正确。
10.2.4数字化成果是否按规定套数、格式和内容进行备份。
10.2.5存储载体是否安全、可用。
10.2.6验收合格率达到95%以上(含95%)时,验收通过;验收合格率低于95%时,验收不通过,并对全部数据重新检查。
11数据备份
11.1备份范围
经验收合格的档案目录数据和档案图像数据应及时备份。数据库录入的档案目录数据,应转换为EXCEL格式备份。
11.2备份方式
为保证数据安全,备份载体选择应多样化。可分别存储在计算机硬盘、一次写光盘和专用移动硬盘上,实现多套备份。
11.3载体要求
移动硬盘和光盘备份要使用有品质保证的产品。光盘应使用一次写光盘。
11.4载体标识
每个移动硬盘或光盘都应制作标识。移动硬盘可粘贴纸质标签,记载硬盘编号和内容。光盘应将标识光盘编号和内容摘要的标签置于光盘盒内,光盘盘片不可粘贴纸质标签。光盘标签样式及示例见附件3。
11.5载体索引
对电子版档案数据应建立存储载体索引目录,与档案目录数据一并存储归档。存储载体索引目录样式及示例见附件4。
11.6数据管理
11.6.1电子版档案数据应由专人负责管理,严格执行相关管理规定,确保数据不被非法改动。
11.6.2对存储电子版档案数据的光盘、移动硬盘每4年进行一次抽样机读检验,主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
11.6.3定期对存储在光盘、移动硬盘上的电子版档案数据进行备份,确保存储数据的安全、可读。

 

 

附件:
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