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关于印发《安全监管监察部门许可证档案管理办法》的通知

发布时间: 2017-03-31 09:00:19  


国家安全监管总局 国家档案局关于印发《安全监管监察部门许可证档案管理办法》的通知

安监总办〔2017〕27号

各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局、档案局,各省级煤矿安全监察局:
      为规范安全监管监察部门许可证档案管理,根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《安全生产许可证条例》(国务院令第397号)和其他有关法律、法规,国家安全监管总局、国家档案局制定了《安全监管监察部门许可证档案管理办法》,现印发给你们,请遵照执行。

 

国家安全监管总局 国家档案局
                     2017年3月22日

 

 

 

安全监管监察部门许可证档案管理办法

      第一条 为规范安全监管监察部门许可证档案管理,根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》和《安全生产许可证条例》(国务院令第397号)和其他有关法律、法规,制定本办法。
      第二条 本办法适用于具有许可证颁发和管理职责的各级安全生产监督管理部门和煤矿安全监察机构(以下统称许可机关)。
      第三条 本办法所称安全监管监察部门许可证档案,是指许可机关在许可证颁发和管理过程中形成并归档保存的文字、图表、证照、电子数据等不同形式和载体的文件材料。涉及的许可证种类有:煤矿企业安全生产许可证、非煤矿矿山企业安全生产许可证、危险化学品生产企业安全生产许可证、危险化学品经营许可证、危险化学品安全使用许可证、非药品类易制毒化学品生产许可证、非药品类易制毒化学品经营许可证、烟花爆竹生产企业安全生产许可证、烟花爆竹经营(批发)许可证、烟花爆竹经营(零售)许可证。
许可证档案是许可机关行使安全监管监察职能的历史记录,是矿山、危险化学品、非药品类易制毒化学品、烟花爆竹企业(以下统称企业)获得相关安全生产、使用和经营资质的原始凭证,是国家专业档案资源的重要组成部分。
      第四条 国家安全监管总局负责组织协调并依法保障许可证档案管理工作。各级许可机关负责本机关颁发的各类许可证档案管理工作,并接受同级档案行政管理部门对许可证档案管理的监督和指导。
上级机关委托下级机关实施许可证颁发管理工作的,相关许可证档案由受委托许可机关管理。
      第五条 许可机关应保证许可证档案工作开展所必需的人员、经费、库房、设施设备,确保档案安全。在建立、完善许可证网上审批系统时,要按规定做好电子文件归档及电子档案的管理。
      第六条 许可证档案实行集中统一管理。许可机关的承办部门负责收集、整理、归档,档案管理部门对立卷归档工作进行监督和指导,负责许可证档案的接收、保管、利用、统计、鉴定、移交等。
      第七条 许可证文件材料归档范围应根据《煤矿企业安全生产许可证实施办法》(国家安全监管总局令第86号)、《非煤矿山企业安全生产许可证实施办法》(国家安全监管总局令第20号)、《危险化学品生产企业安全生产许可证实施办法》(国家安全监管总局令第41号)、《危险化学品经营许可证管理办法》(国家安全监管总局令第55号)、《危险化学品安全使用许可证实施办法》(国家安全监管总局令第57号)、《非药品类易制毒化学品生产、经营许可办法》(国家安全监管总局令第5号)、《烟花爆竹生产企业安全生产许可证实施办法》(国家安全监管总局令第54号)、《烟花爆竹经营许可实施办法》(国家安全监管总局令第65号)中关于许可证申请与颁发、延期、变更的相关规定确定,保存企业提交申请文件、资料以及许可机关审批过程中形成的全部文件材料。办理许可证延期、变更手续时,上一有效期许可证正本和副本收回的,收回的正本和副本应与其他文件材料一并归档。
上述规章中相关条款调整时,归档范围也随之做相应调整。
      第八条 许可证档案保管期限按颁证权限结合许可事项、办证程序等因素定为永久、30年、10年、3年四种。国家安全监管总局和国家煤矿监察局负责颁发的安全生产许可证,颁证机关审查材料和许可证申请书保管期限为永久,其他材料保管期限为30年;省级及以下许可机关负责颁发的各类许可证(烟花爆竹经营<零售>许可证除外),颁证机关审查材料和许可证申请书保管期限为30年,其他材料保管期限为10年;烟花爆竹经营(零售)许可证与其他未通过审批的许可证材料保管期限为3年。保管期限从许可证颁发年度的次年1月1日起计算。
      第九条 实现许可证管理全程网上申报和审批的,其通过行政审批系统形成的电子文件应当归档。归档电子文件应符合以下条件:
      (一)电子文件及其元数据自形成起真实、完整、未被非法修改。许可证申请、流转审批、用印等业务行为,以及相应的责任人、行为时间等管理元数据应在日志文件中予以记录。
      (二)归档电子文件与纸质文件原貌保持一致,以开放格式存储,确保能长期有效读取。申报表归档时应转换为PDF格式,上传的文字材料采用TIFF、JPFG、OFD、PDF、PDF/A等格式,图纸材料采用DWG、Auto Cad格式,日志文件采用LOG格式。特殊格式的电子文件应连同其读取平台一并归档。
      (三)同一事由形成的全部电子文件及其元数据齐全、完整,一般采用基于XML的封装方式组织数据。电子文件封装包应确定统一命名规则,封装的编码数据不加密。
      第十条 电子文件可采用在线或离线方式归档。审批过程中形成纸质档案的,归档电子文件应与其相关联的纸质档案建立检索关系。
      第十一条 归档电子文件应在不同存储载体和介质上储存备份至少两套,并建立备份策略,包括增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、离线备份介质及其管理等。
      第十二条 具有重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件同时归档。
      第十三条 一次办证审批形成的许可证档案,根据不同保管期限可立为正卷和副卷。正卷以件为单位整理,一次办证审批材料视为一件,副卷以案卷为单位整理。正卷、副卷分别排列,分类和档号保持一致。
      第十四条 许可证文件材料应于审批事项结束后的次年完成归档。由许可机关的承办部门按要求整理并编制移交清册后,向单位档案管理部门移交。
    因工作需要确需推迟移交、由承办部门临时保管的,应经档案管理部门同意,推迟移交期限最多不超过3年。
      第十五条 许可证档案的保管应当使用符合要求的档案装具,需要具备防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等条件专用的档案库房,配备必要的设施和设备。
      第十六条 许可机关应建立许可证档案利用制度,严格履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和公安、监察、司法、审计等机关因公务需要查阅档案时,应持单位介绍信和查阅人身份证明办理查阅手续。律师应凭律师执业证书和律师事务所证明,查阅与承办法律事务有关的档案。公民、法人和其他组织应根据政府信息公开相关规定办理。
许可证档案一般不得出借。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续并及时归还。
      第十七条 许可机关应成立档案鉴定工作小组,在机关分管负责人领导下,由档案管理部门会同相关许可证承办部门人员组成,并可根据不同情况,吸收信息系统管理部门人员参加,定期对已达到保管期限的档案进行鉴定。
      第十八条 档案鉴定工作结束后,应形成鉴定意见。经鉴定涉及未了事项或仍有保存价值的档案,重新确定保管期限。保管期满,确无继续保存价值的档案,应遵循保密原则和有关规定进行销毁。
需销毁的许可证档案,应编制销毁清册,列明拟销毁档案的年度、档号、案卷题名、许可证号、应保管期限、已保管期限等内容,经单位分管负责人审查批准后销毁。电子档案的销毁还应符合国家有关电子档案管理的规定。
      第十九条 销毁档案时,档案管理部门和许可证承办部门共同派员监销。涉及电子档案销毁,还需要信息系统管理部门派员监销。监销人员应按照销毁清册所列内容进行清点核对,现场监督整个销毁过程,销毁工作完成后在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。
      第二十条 各省级安全监管监察部门可以根据本办法,结合单位实际制定实施细则。
      第二十一条 本办法由国家安全监管总局、国家档案局负责解释,自公布之日起施行。

 

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