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国家安全监管总局档案馆数据信息交互平台档案著录与数据格式规范(分局适用)

发布时间: 2014-03-11 10:56:08  

 

国家安全监管总局档案馆数据信息交互平台

档案著录与数据格式规范

(分局适用)

 

为适应煤矿安全监察档案信息化建设需要,规范档案著录与数据格式,便于档案检索与管理,根据《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《文书档案案卷格式》(GB/9705-2008)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)等相关标准,制定本规范。

1.适用范围

本规范规定了利用国家安全监管总局档案馆数据信息交互平台管理的各类文件和档案数据著录项的定义、格式与填写要求。

本规范适用于各区域煤矿安全监察分局。

2.定义

2.1著录

对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2.2著录项

揭示档案内容和形式特征的记录事项,如题名、责任者、日期、页数等。

2.3条目

档案著录的结果,是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。几份文件作为一件时,每份文件应分别编制著录条目。

2.4字段名

是档案著录过程中一类数据的名称。

2.5字段类型

数据字段的基本属性,本规范使用文本型、数值型、日期型等。

2.6字段长度

字段所包容字节的最大个数。

2.7约束性

著录项是否采用的强制性。分为“必选”和“可选”。“必选”表示必须著录的项目,“可选”表示选择著录的项目。

3.数据库分类

按档案类型划分,可分为文书档案、专业档案(包括事故档案、矿井基础档案、执法监察档案)、科技档案(包括基建档案和设备档案)、会计档案、音像档案(包括照片档案和电子音视频档案)、实物档案、资料七大类。

按文件流转过程划分,可分为文件登记库、预归档库和档案库。文件登记库具有辅助文书工作人员对收文、发文进行登记、管理的功能。预归档库具有辅助登记、归档功能,如接收文件登记库的文件、判定保管期限,编写件号、挂接电子文件、打印移交目录等;对专业档案、科技档案、会计档案、音像档案、实物档案、资料进行登记、挂接电子文件、打印移交目录;档案库用于登记或接收整理完毕的预归档库中的数据。交互平台中预归档库与档案库结构及规则设置基本一致。

4.著录项定义、格式

4.1共性著录字段

各类型数据库普遍存在的、具有共同著录定义和规则的字段。

1.档案室代号:总局档案馆分配给各立档单位编制的代号,由4位阿拉伯数字组成。

2.单位名称:立档单位名称,为单位全称或规范化简称。

3.年度:文件的形成年度,即文件落款日期所在年度,以4位阿拉伯数字标识公元纪年。当形成年度无法确定时,可著录登记年度。

4.责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。发文机关较多时,录入“第一个单位的名称+等N单位”。

5.文号(或发文字号):文件制发时由制发机关赋予文件的发文字号,由发文机关代字、年份和序号组成。年份统一用英文中括号“[]”符号著录,如安监总规划[2013]12号。

6.日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如“20120228”。月日不清的,可著录年度,月日定为1月1日,如“20120101”;年度不清的,可著录归档年度。

7.保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。8.归档时间:文件归档日期。

9.移交人:负责移交归档工作的人员。

10.接收人:档案室负责归档文件或案卷接收的人员。

11.起止日期:卷内文件形成的最早和最晚日期。如“20120201-20120320”。

12.盒号:档案盒的排列顺序号。

13.存址:档案在库房柜架的存放位置,可采用数字代码,也可采用字母、数字混合代码标示,如“1-A-4

14.档案库类别:档案所在数据库的分类。15.开放状态:通过鉴定确定档案信息开放的范围,包括“开放条目”和“开放原文”两种状态。

16.备注:需要附加说明的其他事项。

4.2文书档案著录字段

4.2.1文件登记库-收文库

主要用于对收文进行登记、管理,打印收文登记表。

1.序号:每年度收文登记的自然排列顺序号,从“1”开始标注。

2.文件标题:由发文机关、事由和文种组成,一般按照原文标题著录。

3.来文单位:著录来文单位的全称或规范性简称。两个以上单位联合发文的文件,单位较多时,录入“第一个单位的名称+等N单位”,如“国家安全监管总局等3单位”。

4.原文日期:文件成文时间,用8位阿拉伯数字标注年月日,如“20130221”。

5.页数:文件中所包含图文页面的总页数,空白页不计。用阿拉伯数字标识。

6.领导批示及办理情况:根据领导批示内容进行著录。

7.收文号:在收文类别下用阿拉伯数字表示的收文顺序号。

8.收文类别:收文分类中文件所属类别,如“国家局文”、“省局文”。

9.登记人:负责收文登记工作的人员。。

10.登记日期:文件在系统内登记的日期,用8位阿拉伯数字标注年月日,如“20130306”

11.登记部门:负责收文登记的处室名称,如“办公室”。

12.经办人:文件办理责任人。

14.办理时限:文件办理完毕的规定时间,用8位阿拉伯数字标注年月日。

15.提醒人员:需要设置办理时限提醒的人员,一般是文件经办人或登记人。

16.提前天数:根据办理时限日期,设置需要提前提醒的天数。

17.处理状态:填写对办理时限提醒事项处理情况的状态,如“已处理”、“未处理”等。

4.2.2文件登记库-发文库

主要用于对发文进行登记、管理,打印发文登记表。

1.信息公开形式:机关公文信息公开形式,分为主动公开、依申请公开、不公开三种形式。

2.发文日期:发文机关负责人签发的日期,有印章的,为印章覆盖处日期,用8位阿拉伯数字标注年月日。

3.主送机关:公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

4.抄送机关:除主送机关之外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

5.审核人:发文首页纸上文件的审核人姓名。

6.签发人:发文首页纸上文件的签发人姓名。

7.发文类别:发文分类中文件所属类别。

其他字段定义与著录规则见4.2.1

4.2.3档案库

1.类别:文件的收发文类别,通过下拉菜单进行选择,分为发文、收文、综合三类。

2.件号:在分类方案的最低一级类目内,文件的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。交互平台中字段类型采用“文本型”,系统自动补零为“001”

3.题名:文件标题。与文件登记库-收文库和发文库的“文件标题”一致。如文件标题不能说明文件主要内容,可补充著录或自拟标题,加“()”号。如人事任免的文件,“关于同意张××等五名同志职务任免的通知”应著录为“关于同意张××等五名同志职务任免的通知(刘××、杨××、吴××、李××)”。

4.文号:文件的发文字号,与文件登记库-收文库和发文库的“发文字号”一致。

5.责任者:与文件登记库-收文库的“来文单位”和发文库的“责任者”一致。

6.日期:与文件登记库-收文库中“原文日期”、发文库中“发文日期”一致。

7.所在页号:每一份文件的起止页码。件内有多份文件时填写,如“1-4”,“5-10”

8.移交人:与文件登记库-收文库、发文库的“登记人”一致。

其他字段定义与著录规则见4.2.14.2.2。

4.3 专业档案著录字段

专业档案包括事故档案、矿井基础档案、执法监察档案。事故档案和矿井基础档案的著录字段分为案卷级和卷内级。

4.3.1事故档案案卷级

1.年度:事故结案年度。

2.案卷号:在分类体系下案卷排列的顺序号,从“1”开始标注。如按“一矿一档”分类,则在矿井类下各年统一排大流水号;如按年度排列,则在每年度下排流水号。

3.案卷题名:案卷标题,一般由立卷人拟写,应当准确概括本卷文件主要内容,包括事故发生时间、事故发生单位、事故类型和性质。

4.件数:案卷内文件的份数。

5.总页数:案卷内文件的总页数。

6.保管期限:事故档案保管期限统一定为永久。

7.矿井名称:发生事故的矿井名称。

8.矿井代码:矿井的固定代字或代号。如以汉语拼音首字母编制,五路岭煤矿代字为“WLL”;或以阿拉伯数字顺序编制,从“01”开始排序;或两种方法相结合,如武乡县矿井从“WX001”开始编制,国有重点煤矿从“GYZD001”开始编制。

9.立卷人:负责组卷工作的人员姓名。

10.立卷日期:事故档案整理著录的日期,用8位阿拉伯数字标注年月日。

4.3.2事故档案卷内级

1.序号:案卷内文件的顺序号,从“1”开始标注。

2.题名:案卷内每一份文件的标题。没有标题的根据内容自拟标题。

3.所在页号:事故档案卷内文件页号从“1”开始编制流水号,每一卷页号是一个大流水号。卷内文件“所在页号”填写案卷内每一份文件的起始页号,最后一份文件著录起止页号,如“11-20”

4.3.3矿井基础档案案卷级

1.案卷号:在分类体系下案卷排列的顺序号,在最低一级类下从“1”开始标注。

2.案卷题名:案卷标题,一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件主要内容。

3.保管期限:归档文件的保管期限,分为永久、30年、10年。

4.矿井名称:监察区域内矿井的名称。

其他字段定义与著录规则见4.3.14.3.4矿井基础档案卷内级

字段定义与著录规则见4.3.2。

4.3.5执法监察档案

1.件号:在分类体系下文件的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。一般按一矿一档或年度分类排列。

2.题名:文件的标题,应包含监察时间、监察矿井、执法文书名称,如“2002年3月18日桑树萍矿现场处理决定书、笔录”。

3.文号:作出结论性意见的执法文书编号。

4.责任者:著录单位名称。

5.页数:文件中所包含图文页面的总页数,空白页不计。用阿拉伯数字标识。

6.保管期限:执法监察档案保管期限统一定为永久。

其他字段定义与著录规则见4.3.1

4.4科技档案著录字段

科技档案包括基建档案和设备档案两类,数据库结构及著录规则一致。著录字段分为案卷级和卷内级。电子政务工程项目档案按基建档案管理。

4.4.1科技档案案卷级

1.项目代号:项目或设备的代字或代号。

2.案卷号:案卷排列的顺序号。按分类方案在最低一级类下从“1”开始标注。

3.案卷题名:一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件主要内容,如“国家安全生产信息系统总集成总体设计方案及总体实施方案”。

4.立卷单位:负责组卷的部门或单位。

5.件数:案卷内文件的份数。

6.总页数:案卷内文件的总页数。

7.立卷人:负责组卷的人员姓名。

8.检查人:负责对科技档案案卷整理、著录情况进行检查的人员姓名。

9.档号:以字符形式赋予档案的一组代码,是档案的唯一标识。档号的结构根据档案分类方法设定,如“项目代号(或设备代号)-分类号-案卷号”。

4.4.2科技档案卷内级

1.序号:案卷内文件的顺序号,从“1”开始标注。

2.文件题名:案卷内每一份文件的标题。没有标题的根据内容自拟标题。

3.页数:科技档案卷内文件采用一份文件编一个流水页号的方式,即卷内文件每一件页号均从“1”开始编写。卷内文件“页数”直接填写该件的页数。

其他字段定义与著录规则见4.3.2。

4.5会计档案著录字段

1.案卷号:案卷排列的顺序号。

2.题名:即案卷标题,一般由单位名称、年月、内容组成,如“××煤矿安监局2005年银行对账单”。

3.类别:会计档案所属的类别,分为财务报告、会计凭证、会计账簿、其他四类。

4.责任者:会计档案的形成单位。

5.凭证编号:会计凭证分册著录时,每册记账凭证的起止号。

6.册数:案卷内会计档案的册数。

7.页数:会计档案的总页数。

8.起始日期:会计凭证、账簿的起始年月日,以8位阿拉伯数字表示,如“20120201”

9.截止日期:会计凭证、账簿的截止年月日,以8位阿拉伯数字表示,如“20120228”

10.保管期限:卷内会计档案的保管期限,分为3年、5年、10年、15年、25年和永久。

4.6音像档案著录字段

音像档案分为照片档案和电子音视频档案两类。

4.6.1照片档案

适用于纸质照片和数码照片的著录。有密切联系的若干张照片的集合为一组,一组照片著录一条条目。

1.照片组号:有密切联系的若干张照片的集合为一组,如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张照片为一个照片组。同一年度内从“1”开始顺序编号,为4位阿拉伯数字,不足4位的在前补“0”,如“0001”

2.题名:拟写照片组标题,应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素,照片中有重要领导的,要在题名后加以标注,便于通过人名进行检索。如“2013年北戴河培训会议照片(张××、李××)”。

3.摄影者:照片的拍摄单位或拍摄人。

4.拍摄时间:照片拍摄日期,以8位阿拉伯数字标注年月日。

5.张数:一组照片档案内照片的数量。

6.保管期限:照片档案统一定为永久。

7.参见号:与本张照片内容有密切联系的其他载体档案的档号。如一次活动形成有其他纸质载体、作为文书档案存储的档案,注明其档号

8.文字说明:对题名中未涉及的内容进行补充著录。如照片中不具有人物识别标识的,应在文字说明中著录照片号、人物位置和姓名。如“0001左起×××,0002左起×××”等,表示这一组照片中第一张照片左起是×××,第二张左起是×××,以备查考。

9.存储光盘号:存储数码照片档案信息的光盘的序号。

10.类型:照片档案的形态,分为纸质照片、数码照片两种。

4.6.2电子音视频档案

1.件号:一个单独的音频或视频文件为一件。在年度下从“1”开始顺序编号,为4位阿拉伯数字,不足4位的在前补“0”,如“0001”

2.题名:拟写文件题名应当准确概括音视频档案的主要内容。如是多位领导讲话的会议录音或录像,应在题名中标注出全部领导的具体姓名。

3.摄录者:音视频文件的拍摄单位或拍摄人。

4.摄录时间:音视频文件录制日期,以8位阿拉伯数字标注年月日。

5.持续时间:一个音视频文件的拍摄时长,以分钟为计量单位。

6.保管期限:电子音视频档案保管期限统一定为永久。

7.参见号:与该音视频档案内容有密切联系的其他载体档案的档号。

8.存储光盘号:存储音视频档案信息的光盘的序号。

9.类型:音视频档案的文件类型,分为视频、音频两类。

4.7实物档案

1.序号:实物登记排列的顺序号。以阿拉伯数字从“1”开始标识。

2.实物名称:概述实物所属的单位、类型、内容,如“2012年国家安全生产监督管理总局健步走比赛奖杯”。

3.类别:实物所属类别,分为“奖杯”、“奖旗”、“奖状”和“其他”。

4.授予单位:授予奖杯、奖状、锦旗的机构名称。

5.保管期限:实物档案保管期限统一定为永久。

4.8资料

1.件号:资料的排列顺序号。

2.题名:图书的书名或文件的标题。

3.责任者:文件的发文机关或图书的署名单位。

5.册数:成套性资料的册数,以阿拉伯数字表示。

6.页数:图书或文件的总页数。

7.接收日期:接收资料的日期,以8位阿拉伯数字表示年月日,如“20120212”

 

 

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